Как снизить затраты на печать?

В современном бизнесе каждый ищет пути сокращения расходов и повышения прибыльности. Почти ежедневно в газетах появляются статьи, описывающие, как компании ликвидируют второстепенные услуги и расходы, пытаясь повысить эффективность.

Прогрессивные компании строят конкурентные преимущества на более быстром и дешевом создании документов. Данная возможность прямо или косвенно увеличивает эффективность продаж, аналогично тому, как модернизация прямо или косвенно повышает производительность.

Компании, которые используют цифровую печать и печать по требованию, повышают скорость передачи информации. Это увеличивает оперативность бизнеса, повышает производительность и снижает общие текущие расходы.

Преимущество цифровой печати и печати по требованию, которое делает их привлекательными для полиграфических отделов предприятий, состоит в том, что информация остается в цифровом виде вплоть до момента, когда она должна быть перенесена на бумагу. Это позволяет данным оставаться подвижными и обеспечивает печать только самой свежей информации.

Бизнес США тратит на печать свыше $180 млрд в год. Сколько тратит конкретная компания, зависит от ее специфики, продаваемых товаров и услуг, а также от ее размера. Исследования показывают, что эти расходы гораздо выше, чем оценивает сама компания.

Обычно с этим связаны два фактора. Один из них -неспособность установить размер общих производственных расходов. Зачастую предприятие сосредоточивается на расходах на страницу печати, не учитывая всех затрат на поставку печатной продукции. Часто при этом игнорируются такие факторы, как складирование, возврат, копирование документов, транспортировка, размещение и устаревание.

Второй фактор - неточная оценка объема печати, производимой внутри фирмы. Согласно данным компаний, специализирующихся на оборудовании для полиграфических отделов предприятий, таких как Xerox и Interleaf, 90% печати производится за пределами предприятия.

Управляйте затратами!

Одна из самых главных сфер использования документов - передача важнейшей для выполнения задачи информации. Другими словами, стратегической информации. Она может включать в себя новые возможности применения лекарственных препаратов для фармацевтического рынка, инструкции по пользованию изделиями в сфере высоких технологий или портфель продуктов в инвестиционной компании. В отличие от офисных докладных и информации из базы данных, например банковских выписок, она является стратегической, потому что представляет собой важнейшую для компании информацию.

Документы, содержащие подобную информацию, находятся в самом центре деловой активности. Чтобы извлечь выгоду из этого качества, предприятия модернизируют печатное производство, приобретая системы управления документооборотом, которые позволяют эффективно получать доступ к документам, складировать их, распределять и управлять ими.

Традиционные способы производства печатной продукции требуют длительного периода подготовки документа и передачи его разработчиком в копировальный салон для обработки. После передачи копировальный салон затрачивает время на наладку и печать. Печать стратегических деловых документов по требованию снижает время производственного цикла и расходы, а также повышает их актуальность.

Для копиров или офсетной печати производство формуляров носит медленный, дорогостоящий и сложный характер. Традиционное копирование с использованием бумажных форм не позволяет их быстро пересматривать - большой недостаток, поскольку формуляры должны часто обновляться, например, в связи с новыми постановлениями правительства или правилами страхования. Долгое время допечатной подготовки требует больших тиражей, вынуждает организации здравоохранения печатать больше, чем им нужно, хранить то, что не используется и выбрасывать запасы, если формуляр требует пересмотра.

Пользуясь услугами печати по требованию и цифровой печати, организации здравоохранения создают интегрированную систему, предназначенную специально для управления здравоохранением. Она уменьшает сроки подбора и организации информации для последующей печати. Она сокращает время обновления при помощи электронного издательства, компиляции, печати и производства.

Плюс Вы можете печатать то количество, которое Вам нужно, когда необходимо, таким образом снижая расходы на производство, почтовую рассылку, складирование и неизбежные убытки. Гибкость данной системы помогает сократить перепроизводство, применяя печать по требованию. Справочники также могут быть персонализированы, чтобы служить целевым группам подписчиков.

Одна крупная страховая компания уже поощряет своих агентов создавать отчеты, материалы прямой почтовой рассылки или другие ориентированные на клиентов материалы на настольных компьютерах и печатать их в централизованных региональных офисах, передавая файлы, дополненные списками адресатов доставки, во внутрифирменную систему печати. Имена и адреса проставляются на документах, создавая персонализированную информацию, которая автоматически печатается и рассылается.

Использование электронных технических заданий позволяет вносить инструкции по отделке и доставке непосредственно в техническое задание, избавляя от необходимости отходить от стола или дополнительно звонить по телефону. В результате, производительность резко выросла во всей компании, а не только в ее центральном офисе. Использование технологии по требованию гарантирует быструю и легкую адаптацию к изменениям, например в методах бизнеса, правилах и размерах страховой премии. При традиционных способах изготовления это потребовало бы дополнительных тиражей, чтобы постоянно обновлять инструкции и справочники для агентов. Для страхователей традиционные способы производства печатной продукции чересчур дороги и требуют затрат времени. Для них наиболее гибкой представляется технология по требованию. Они могут производить и распространять обновленные материалы в течение дней, а не недель. И формуляры могут пересматриваться и обновляться быстро и дешево.

Стратегии расходов.

В розничной и оптовой торговле конкуренция всегда высока. Существует необходимость увеличивать долю рынка, обороты и прибыль, отслеживать покупательские тенденции, повышать уровень сервиса, устанавливать стратегическое партнерство, создавать или расширять дополнительные услуги и сокращать расходы. Чтобы отвечать всем этим потребностям, менеджеры ищут четкие пути решения проблем управления документооборотом.

Технология по требованию может помочь компаниям розничной и оптовой торговли повысить производительность -не только в создании документов, но и в облегчении принятия решений - предоставив нужный документ человеку, принимающему решение, именно в тот момент, когда это необходимо. Интегрированные системы печати по требованию могут устранить некоторые этапы производственного процесса в офсетной печати, сократить расходы и ускорить оборачиваемость средств, позволив компаниям отвечать спросу и лучше удовлетворять требованиям клиентов и поставщиков.

Уменьшение размеров и выбор оптимального масштаба заставляет данные компании рассматривать различные технологии печатания. Эти фирмы, как и другие, нашли, что повышение эффективности в складировании, распространении и печати документов может повысить производительность, особенно в сфере автоматизации формуляров и производстве публикаций.

Есть несколько хороших примеров внутрифирменных отделов печати, которые успешно используются в компаниях, оказывающих финансовые и профессиональные услуги, правительственных организациях, в здравоохранении, менеджменте формуляров, розничной и оптовой торговле.

Документы играют важнейшую роль в бизнесе, который обслуживает финансовые и профессиональные круги, включая страховые компании и банки. Документы, создаваемые этими организациями, представляют собой средство доставки их услуг клиентам.

Рост в сочетании с уровнем обмена информацией и желание постоянно информировать клиентов, создали большие трудности для организации в создании, хранении и распространении обновленных документов. Объем необходимых документов исчисляется примерно 100 млрд. страниц в год. Из них 10 млрд. создаются в полиграфических отделах компаний, а 60 млн. создаются с привлечением внешних фирм. Контроль и скорость доставки становятся во главу угла. Все больше компаний будет создавать полиграфические отделы в своих структурах.

Печать формуляров - самая широкая область применения печати в здравоохранении. Например, больницы на 300 и более коек используют 1500 - 5000 различных формуляров. В результате печатные и издательские объемы на одну больницу могут варьироваться от 280 000 до 900 000 страниц в месяц. Это дорого и медленно. Формуляры или покупаются или производятся собственными печатными отделами с офсетным оборудованием. Обычно изготавливаются большие тиражи, и затем формуляры складируются.

Поскольку формуляры постоянно обновляются в связи с изменением государственных правил, страховой политики, требований больницы и ведения учета, часть их устаревает и выбрасывается на свалку. Расходы увеличиваются, так как обновленные формуляры печатаются и складируются на месте прежних.

Ранее об этом не говорилось, но еще одной сферой применения данной технологии служат федеральные, в масштабах штата и местные правительственные учреждения. Этим учреждениям требуются различные документы. В результате, часто трудно предвидеть, какое количество документов потребуется. Например, некоторые проблемы вызывают большой интерес общественности и прессы и вместе с ними спрос на сопутствующие документы. При этом не такое уж необычное дело -печать документов в слишком большом количестве, остатки которых затем выбрасываются, или их печатается слишком мало, что требует дополнительных тиражей.